経費精算のルールとは？立替経費の精算方法と期限、トラブルを防ぐポイント

2026年10月25日更新

経費精算とは、従業員が仕事のために立て替えた費用を、会社が本人に支払うための手続きのことです。小さな会社でもルールを決めておかないと、精算の遅れや金額の間違いが起きやすくなります。

本記事では、経費精算の流れや精算の方法、決めておきたいルールについて解説します。これから精算のルールを整えたい事業主の方や、精算書の書き方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

経費精算の2つの方法

経費精算には、主に次の2つの方法があります。

順に解説します。

立替精算は、従業員がいったん自分のお金で支払い、あとから会社に請求する方法です。交通費や文房具代など、金額が小さく頻度が多い経費に向いています。

仮払精算は、出張費など金額が大きい経費について、会社が前もってお金を渡しておく方法です。使った後に精算書で実際の金額を報告し、余ったお金は会社に返し、足りなかった分は会社から受け取ります。

一般的な経費精算の流れは以下の通りです。

精算書に勘定科目まで書いてもらうと、帳簿に記録するときの手間が省けます。

経費精算で決めておきたいルールは以下の通りです。

順に解説します。

どこまでを経費として認めるかを決めておかないと、人によって判断がばらつきます。タクシーを使ってよい条件や、会議で使う飲食代の上限など、迷いやすい項目を中心に決めておくとよいでしょう。

精算の期限は「使った月の翌月10日まで」のように具体的に決めておきましょう。期限があいまいだと、何か月も前の領収書がまとめて提出され、月ごとの経費が正しく把握できなくなってしまいます。

電車やバスの運賃のように、領収書が出ない支払いもあります。その場合は、日付・区間・金額・目的を精算書に書いてもらい、領収書の代わりとするのが一般的です。交通費の精算方法については、交通費精算書の書き方で詳しく紹介しています。

インボイス制度のもとで会社が消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。従業員が立て替えた経費も同じなので、領収書に登録番号が書かれているかを確認しておきましょう。

ただし、3万円未満の電車・バス・船の運賃や、従業員に支給する出張旅費・宿泊費・日当のうち通常必要と認められる部分などは、帳簿への記録だけで控除を受けられます。対象となる経費の範囲は、国税庁の情報で確認してください。

経費精算には、従業員が立て替えたあとに請求する立替精算と、前もってお金を渡す仮払精算があります。どちらの場合も、経費として認める範囲や精算の期限を決めておくことが、トラブルを防ぐ近道です。

精算書の様式をそろえ、勘定科目まで書いてもらう仕組みにしておけば、確認や帳簿付けの手間も減らせるでしょう。

日付・勘定科目・金額を入れるだけで経費精算書を作成し、科目ごとの合計も自動で計算します。仮払金を差し引いた精算額や返金額もすぐにわかります。