交通費精算書の書き方｜領収書がない電車代の記録方法とインボイスの特例

2026年10月25日更新

交通費精算書とは、仕事で移動したときに立て替えた電車代やバス代などを、会社に請求するための書類です。電車やバスの運賃は領収書が出ないことが多いため、精算書そのものが支払いの記録として重要な役割を持ちます。

本記事では、交通費精算書に書く項目や書き方のポイント、インボイス制度での扱いについて解説します。交通費の精算でよく差し戻される方や、社内の精算ルールを整えたい方は、ぜひ参考にしてください。

交通費精算書に書く項目

交通費精算書に書く主な項目は以下の通りです。

このほか、申請者の所属・氏名と申請日、精算の対象期間も書いておきます。

交通費精算書を書くときのポイントは以下の通りです。

順に解説します。

月末にまとめて思い出そうとすると、日付や区間を間違えやすくなります。移動した日にメモを残すか、精算書にそのまま入力しておくと、記入漏れを防げるでしょう。

「打ち合わせ」だけでは、どの取引先との打ち合わせかがわかりません。会社名と目的をセットで書くと、確認する側も仕事のための移動だと判断しやすくなります。

多くの会社では、最も安く合理的な経路で精算するルールを設けています。乗換案内の検索結果を添付するなど、運賃の根拠を示せるようにしておくと安心です。

交通系ICカードで運賃を支払った場合は、券売機などで利用履歴を印字して添付する方法があります。履歴があれば、日付・区間・金額の証明になるでしょう。

ただし、プライベートの移動と同じカードを使っていると、どの利用が仕事のものかを区別する必要があります。仕事用のカードを分けておくと、精算の手間が大きく減るはずです。

インボイス制度のもとで消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。ただし、交通費には次のような特例があります。

3万円未満かどうかは、1回の取引の税込金額で判断します。タクシーや飛行機の運賃は公共交通機関特例の対象外なので、適格請求書の要件を満たした領収書を受け取っておきましょう。

手書きでも問題ありません。ただ、パソコンやスマホで作成すれば合計金額の計算ミスが起きにくく、データとして保存もできます。

会社のルールによります。件数が多い場合は、交通費精算書と経費精算書を分けたほうが、確認する側にとって見やすくなるでしょう。

交通費精算書には、日付・訪問先と目的・交通機関・区間・金額を漏れなく書きます。電車やバスの運賃は領収書が出ないことが多いため、移動した日に記録しておくことが大切です。

3万円未満の公共交通機関の運賃には、インボイス制度の特例も用意されています。タクシーなど対象外の交通費は、領収書を必ず受け取っておいてください。

「交通費精算書」に切り替え、日付・区間・片道運賃を入れるだけで精算書が完成します。往復を選べば運賃を自動で2倍にし、合計も計算します。